Hogyan készítsünk leltárt a dokumentumokról?

A vállalkozásnál alkalmazott irodai munka során szükségessé válhat egy vagy másik alkalmazott vagy vezető, hogy készítsen nyilvántartást a dokumentumokról. Milyen szabályok vannak a fordításra? Hogyan lehet a legmegfelelőbben elkészíteni a dokumentumok listáját??

Ezt a kérdést az alábbi szempontokból tanulmányozhatjuk:

Cikk tartalma

• Általános készletkövetelmények
• Készletek fajtái

Általános készletkövetelmények

A dokumentumok leltárának összeállítása valószínűleg minden tapasztalt orosz dokumentumszakértő, titkár, humánerőforrás-szakember vagy például egy könyvelő számára ismert eljárás. Az Orosz Föderációban azonban nagyon kevés hivatalos jogi forrás található, amely meghatározza azokat a kritériumokat, amelyeket a munkavállalóknak be kell tartaniuk, amikor megfelelő forrásokkal dolgoznak..
Alapvetően ezek részlegeken alapuló jogi aktusok - mint például az Oroszországi FMS 2013. április 23-i 218. sz. Rendelete, amely módszertani ajánlásokat tartalmaz az ügynyilvántartás összeállításához (itt található - http://www.garant.ru/products / ipo / prime / doc / 70453442 / # 41). Számos vállalkozás fejleszti ki a belső vállalati kritériumokat, amelyek gyakran hasonlítanak a 218. sz. Rendelethez hasonló jogi aktusokban foglalt kritériumokhoz (ez azért lehetséges, mert jogi hatályuk csak egyes szervezeti egységekre vonatkozik).

Az orosz dokumentumkezelés gyakorlatában azonban kialakult egy bizonyos elv és normarendszer, amelyet a munkavállalóknak ajánlott betartani a forráslista összeállításakor. Ezek nagyrészt egy, a "Szervezetek levéltárainak munkájának alapszabályai" néven ismert dokumentumon alapulnak. A szövetségi levéltár 2002. február 6-án hagyta jóvá. A nyilvántartások összeállításának kritériumaival itt ismerkedhet meg - http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_40984/4b8214ae23d9bb7fef034c78790f682107a06eba. Ez a forrás nem a törvény jellegétől függ, hanem aktívan részt vesz a gyakorlatban. Rendelkezéseit gyakran kiegészítik a dokumentumkezelési szakértők ajánlásai is. Néhány ügyvéd egyébként úgy véli, hogy a vonatkozó szabványok az üzleti szokások élénk példája..

Hogyan készíthetünk leltárt a dokumentumokról a megjelölt forrásnak megfelelően, amelyet a Rosarchive jóváhagy, valamint a szakértők gyakorlati ajánlásait is? Javasoljuk, hogy tartsa be a fenti algoritmust:

• a dokumentumot fejlécre kell kitölteni (ha hiányzik, szükséges, hogy az oldalon legalább a vállalat neve megjelenjen);
• a leltár oldalának olyan címsorral kell rendelkeznie, amely tükrözi a megfelelő listán szereplő dokumentumok sajátosságait;
• a leltárba bevitt forrásokkal kapcsolatos információkat táblázatos formában kell elkészíteni (legalább az oszlopoknak, mint például a sorozatszámnak, a dokumentum címének és a lapok számának, és szükség esetén a határidőknek, a tárolási időnek, a megjegyzéseknek tartalmazniuk kell annak szerkezetét);
• a táblázat alatt tükröznie kell a nyilvántartásba vett egyedi dokumentumok vagy azok csoportjainak (például esetek) számát;
• a megfelelő lapot a források listájával a cég igazgatójának, valamint az előkészítés helyességéért felelős szakemberek, például a személyzeti osztály vezetőjének aláírásával kell igazolni;
• rögzíteni kell a leltár dátumát;
• a betűszámok rögzítésének megengedhetőségét (a betűt a sorozatszám számjegye jobb oldalán, amely megegyezik a listában szereplő előző dokumentummal - ha lehetetlen meghatározni az aktuális forrás tényleges sorozatszámát) - magasabb szintű struktúrákkal kell megállapodni - például ha a dokumentumáramról beszélünk kormányzati szerv.

A leltárt két példányban kell kiállítani. Az első mindenesetre a társaság levéltárában marad, a másodikot szükség esetén más szervezeteknek - partnerszervezeteknek - küldik el, amelyek ellenőrzik, vagy egyéb módon érdekelnek a megfelelő dokumentumlista ellenőrzésében.

Készletek fajtái

Ezért megvizsgáltuk a készletek összeállításának elméleti aspektusát. Most tanulmányozunk néhány dokumentum-előállítási gyakorlati példát..

Az orosz irodai munka gyakorlatában feltételesen megkülönböztethetjük a 3 típusú készletet:

• kísérő (dokumentumok egyik szervezetről a másikra történő átvitelekor használható);
• belső (részletes információkat tartalmaz a csoportban egyesített dokumentumokról - például egy esetben);
• archiválás (magában foglalja egy dokumentumkészlet vagy csoportjaik átvitelét - opcionálisan esetekként - a szervezet archívumába).

Vizsgáljuk meg sajátosságaikat.

A kitöltött kísérőlista mintája így néz ki:

A vizsgált dokumentum tehát kiegészíti azokat a forrásokat, amelyeket a munkáltató küld a FIU-nak, és információkat tartalmaz a kifizetések, díjak és hozzájárulások összegéről.

A belső leltár formája így néz ki:

Várhatóan részletes információkat fog szolgáltatni a források csoportjába tartozó egyes dokumentumokról, amelyeket valamilyen okból összevonnak.

Az archív leltár formája így néz ki:

Alapvetően szerkezete nagyon hasonló lehet ahhoz, amely a belső leltárt jellemzi. Általában azonban a forráscsoportok, például esetek bevonása megengedett a vizsgált dokumentumban. A belső leltár viszont a dokumentumok végső specifikációját feltételezi.