Minden társaság saját tevékenységeit egyedi séma alapján végezheti el, de kötelező a teljes dokumentumkészlet használata. A szervezeti szinten általánosan használt dokumentációs típusok között szerepelnek a rendelkezések, a rendeletek és a rend. A hasonló funkciók ellenére komoly különbségek várhatók, amelyek meghatározzák a különféle kérdések megoldásának finomságait. Az összes dokumentum különbségeinek és céljainak jobb megértése érdekében ajánlott, hogy a kérdés megfontolása a dokumentum funkcióinak általános felsorolásával kezdődjön..
Milyen funkciók vannak a dokumentumokban??
Bármely dokumentum multifunkcionális, mert lehetővé teszi a vállalkozás különféle feladatainak sikeres végrehajtását, a személyi menedzsment és az összes munkafolyamat jogi szintű létrehozását. A fő feladat a jogilag releváns információk szöveges formában történő tárolása, majd továbbítása.
Szokásos a dokumentum funkcióinak felosztása általános (bármilyen típusú dokumentumra jellemző) és specifikus (csak bizonyos körülmények között nyilvánul meg).
Általános funkciók:
- információ. Függetlenül attól, hogy mit fontolnak meg, rendet vagy pozíciót, feltételezik az információk megőrzését és továbbterjesztését vállalati szinten.
- szociális. Kötelező kifejezni a szervezet alkalmazottainak társadalmi igényeit.
- rögzítés. Bármely dokumentum lehetővé teszi az elfogadott döntésekkel és a vállalkozás működésének eredményeivel kapcsolatos információk rögzítését. Ugyanakkor az összes információ rögzítése különféle szinteken történhet.
- halmozott. Bármely dokumentum lehetővé teszi bizonyos információk összegyűjtését, majd azok rendezését. Ennek eredményeként az összes szöveges anyag mentésre kerül a szervezet alkalmazottai számára.
A fenti általános funkciók kombinálják a rendet és a rendelkezéseket, amelyeket a vállalkozói tevékenységek szervezésében leggyakrabban használnak.
A speciális funkciók segítségével különféle dokumentumcsoportokat lehet kiemelni: szervezeti, tervezési, jogi, tudományos (archívum). A rendre és a helyzetre általában szervezeti dokumentumok vonatkoznak, mivel ezeknek meg kell határozniuk a vállalkozás jellemzőit és tevékenységi körét, a meglévő munkafeladatokat.A hasonló közös funkciók ellenére rendkívül fontos megérteni, hogy mi a rend és a helyzet, mert csak ebben az esetben helyesen alakíthatja ki az irodai készüléket, és garantálhatja nemcsak a törvényi előírások betartását, hanem lehetőséget is a vállalat sikeres fejlődésére..
Rend és pozíció: fogalmak
A megrendelés harmadik szintű dokumentum. A fő feladat a műveletek sorrendjének meghatározása egy adott folyamaton belül. Ez a dokumentum ismerteti a különféle munkafolyamatok jellemzőit és sajátosságait, amelyek minden társaság számára jellemzőek..
A rendelkezés olyan normák összessége, amelyeknek szükségszerűen össze kell kapcsolniuk egymással. A vállalkozás, a társadalom vagy az állam szűk életútjának szabályozására van szükség. A rendelkezés arra szolgál, hogy meghatározzák bármely szervezet munkatevékenységének megalapozására és támogatására vonatkozó eljárást. A feladat lehet a cselekvés sajátosságainak vagy a tisztviselő státuszának jogi meghatározása.
Rend és pozíció: különbség
Rend és pozíció - ez műszaki természetű szervezeti dokumentáció, amelyet a megfelelő igényekkel hozunk létre. A dokumentumok kiegészítik egymást, és számos keresztezési ponttal rendelkeznek. A rendelkezés általános alapot teremthet a vállalkozás vagy a társadalom életének bizonyos irányához, és a rendelet leírhatja az egyes munkafolyamatok finomságait és hangsúlyt kell helyezni a fontos pontokra.
A sorrendben van részlet, kiegészítve konkrét árnyalatokkal és műszaki szempontokkal. A rendelkezés csak a tevékenységek és a jogviszonyok jogi területét képes létrehozni, ezért a konkrétítás kevésbé nyilvánul meg..
Az eljárás közvetlen cselekvésre irányul, mivel a továbbiakban nincs szükség további magyarázatokra, mivel a feladat megoldása érdekében a célzott műveletek sorrendjét eredetileg írják elő. Egyes esetekben az eljárás további konkrét pontokat tartalmaz: kifejezés.A megrendelés része lehet a rendeletnek, amely bármely társaság egyik legfontosabb dokumentuma.
Rend és pozíció: mi a különbség??
- A megvitatott kérdések köre. A rendelkezés csak általános szabályokat állapíthat meg. Rendelésre van szükség a megtartandó esemény sajátosságainak tisztázására..
- A kezelt kérdések részletességének mértéke. Az eljárás nemcsak az esemény jellemzőinek és időzítésének konkretizálására használható, hanem tisztázhatja a munkafolyamat esetleges vitás kérdéseit és feltételeit is. A rendelkezések nem rendelkeznek a szükséges részletességgel.
- Essence. A rendelkezéshez bizonyos kérdések vagy eljárási pontok, munkatevékenységek figyelembevétele szükséges. Az eljárás olyan dokumentum, amely tartalmazza a folyamatban lévő esemény szakaszának részletes leírását, valamint azokat a követelményeket, amelyeknek hiba nélkül meg kell felelniük.
- A műszaki követelmények rendelkezésre állása. A rendelkezés jellege általános. A rendelésnek tartalmaznia kell a konkrét kérdésekre adott válaszokat.
