Előfordulhat, hogy e-mailben történő elküldés vagy elektronikus úton tárolt dokumentum beolvasása szükséges. Valójában ez egy tiszta fotó 1: 1 méretben. Hogyan lehet beolvasni egy dokumentumot további megtekintéshez és szerkesztéshez számítógépen? Szkennerre, telepített szkennelésfelismerő szoftverrel rendelkező számítógépre és magunkra a dokumentumra van szükségünk.
A szkennerek különféle lehetnek, de működésüknek egy alapelve van: a beolvasott fotocella áthalad a beolvasott dokumentum felületén, a kapott képet automatikusan vagy kérésre a számítógép merevlemezének mappájába vagy a memóriakártyára menti. A szkennert az utasításoknak megfelelően csatlakoztatjuk a számítógéphez. Leggyakrabban az USB interfészt használják erre. A szabadalmaztatott szoftver és a felismerő program telepítése után minden készen áll a működésre. Szükség esetén elvégezzük a dokumentumunkat, igazítsuk (ha több oldalt tartalmaz, akkor szétválaszthatjuk őket vagy összecsukhatjuk egymásba) és kinyitjuk a lapolvasó fedelét.
Helyezzük a dokumentumot „arccal” a szkenner felületére, és nyomjuk meg a fedéllel. Gondoskodni kell arról, hogy a többoldalas dokumentumok ne mozogjanak a borító hatása alatt, különben a kép egyenetlen lehet. Gyakran felmerül a kérdés, hogyan lehet egy kétoldalas dokumentumot beolvasni. Ha a szkenner támogatja a két oldal (két szkennelési elem) egyidejű szkennelésének a lehetőségét, akkor mindkét oldal külön fájlba kerül mentésre a megfelelő sorrendben. Ha a lapolvasó egyoldalas, akkor mindkét oldal kényelmes szkennelésének lehetősége programozottan történik: először páratlan, majd páratlan nevek alatt tárolják, hogy a nézetben ne legyen zavar.
A szkennelés a készülék Start gombjának megnyomásával kezdődik, vagy a vezérlőprogramban. Amikor a fotocellák áthaladnak a teljes felületen, a számítógép felkéri Önt, hogy jelölje meg, hová mentse a végleges fájlt és annak formátumát. Lehet PDF, jpeg vagy más grafika. Ha a beállítások lehetővé teszik az automatikus megnyitást a szövegfelismerő programban, akkor a dokumentum elfogja azt.
A dokumentum beolvasására kiválasztott program kiválasztásakor figyelni kell a Windows eszközeire, ha a szabadalmaztatott szoftver nem elégedett valamivel. A szkenner telepítése után futtatnia kell a „Faxok és szkennelés Windows” parancsot. Szövegfelismerés a dokumentum Word fájlba konvertálásához és szerkesztéséhez számos OCR programban történik, amelyek közül a multifunkcionális és népszerű az ABBYY Fine Reader.
