Az üzleti kommunikáció különféle típusai között a levelezés az irodai élet fontos részét képezi. Fő eszköze a közismert hivatalos jegyzetek, amelyek a tartalomtól függően magyarázóak, jelentéstételi stb..
Mi az a feljegyzés és miért van rá szüksége??
Célja szerint a szolgálati feljegyzés egy információs üzenet, amelyet a szervezeti egységek vagy más szervezeti egységek alkalmazottainak, a szervezeti egységek, cégek, részlegek, fióktelepek vezetéseinek címeznek. Az ilyen dokumentumokban szereplő témák felsorolása meglehetősen széles. A feljegyzések a társaság életének legfontosabb eseményeiről, a jelenlegi munka végrehajtásáról, az uralkodó nem szabványos helyzetekről szólnak, panaszokat és megoldásokat tartalmaznak a különböző gyártási problémákra.
Az ilyen típusú kommunikáció fő célja - különféle munkaügyi kérdések koordinálása olyan esetekben, amikor az orális alkalmazás bármilyen okból lehetetlen. Az emlékeztetőt a vezetőség is felhasználhatja megbízások elkészítésére, amelyek - a megrendelésektől eltérően - informálisabbak.
Szolgáltatási megjegyzés példa
A feljegyzések típusai és célja
Az emlékeztető a legnépszerűbb típusú emlékeztető, amelyet a cég vezetőjének, főkönyvelőjének vagy bármely más vezető alkalmazottnak címeznek. A jelentés fő célja - felsőbbrendű személyek tájékoztatása minden helyzetről, a munka elvégzése, valamint a probléma megoldására (kiküszöbölésére) stb. tett ajánlások megfogalmazása stb. A memorandumot, a szolgáltatási feljegyzéstel ellentétben, mindig egy magasabb linkre küldik, és törvényes erővel bír.
A jelentésjegyzetek leggyakoribb típusai a tervek végrehajtásának irányítását, a folyamatban lévő munka előrehaladását stb. Tájékoztató nyilatkozatok. Ritkábban jelentéseket készítenek minden olyan nem tervezett helyzetről, amely a felső vezetés válaszát igényli. Az ilyen jelentések kérdésköre meglehetősen széles: a vállalkozás fő ipari tevékenységeire vonatkozó információktól a munkakörülmények megszervezésével kapcsolatos panaszokig, valamint a munkaügyi és pénzügyi fegyelem megsértéséig, a hivatalos magatartásig stb..
Feljegyzés - példa
Helyesen készítünk egy emlékeztetőt
A feljegyzés felépítése feltételezi az ilyen elemek kötelező jelenlétét:
- "Caps", amely jelzi a címzett szervezetét, nevét és beosztását, a kezdeményező nevét és beosztását.
- Szövegblokk, amely a dokumentum címét („Memo”) és a helyzet összefoglalását, az esetleges tevékenységeket, kéréseket tartalmazza.
- A kezdeményező dátumai és aláírásai (a dátumot, az aláírót és a nevét egy sorban balról jobbra feltüntetik).
Ezenkívül a regisztrációs számot fel lehet tüntetni a feljegyzésben, ha a vállalkozás szabályai szerint regisztrálják a naplóban. Fontos megjegyezni, hogy mivel a feljegyzéseket csak a szervezeten belül használják, az űrlapok jelenléte nem feltétlenül szükséges, kivéve, ha ezt a vállalkozás szabályai megkövetelik. Ugyanakkor néhány vállalkozás saját logóval rendelkezik, amelyet kifejezetten hivatalos levelezéshez terveztek.
Hogyan készítsen emlékeztetőt??
A feljegyzés szerkezetében hasonló a hivataloshoz. Fő különbsége a címzett: ha az információkat megjegyzésben bármilyen más alkalmazottnak el lehet küldeni, akkor az üzenetet egy magasabb tisztviselőhöz kell címezni..
Az emlékeztető kitöltésének módjai a céltól függően különböznek. Különösen a belsõ jelentés, amelyet a szervezet vezetõjének küldünk el, ugyanúgy, mint egy feljegyzés. A különbség a „Megjegyzés” elnevezésű szövegblokk tartalmában rejlik, amely tartalmazza a probléma lényegének ismertetését, javaslatait annak kiküszöbölésére vagy a már megtett intézkedések leírását..Más szervezetek alkalmazottaihoz intézett külső feljegyzés összeállításakor azonban a szabályok szigorúbbak:
- A dokumentumot a szervezet fejlécére állítják össze.
- A jegyzetet a társaság kimenõ leveleinek könyvében regisztrálják, míg a hozzárendelt regisztrációs számot a bankjegy fejlécében jelzik. Ugyanakkor a feljegyzés kézhezvételekor beérkező dokumentumként regisztrálják a címzett szervezetében.
- Külső nyilatkozatot általában a társaság vezetője vagy helyettese írja alá. Küldéskor más osztályok vezetõit is alá kell írnia.
- A jegyzet összeállításának dátuma az aláírás és a küldés dátuma..
- Ha a feljegyzéshez mellékelnek dokumentumokat, akkor a szöveg részében összeállítják a csatolt dokumentumok listáját.
Az emlékeztető szövege a céljától függ:
- A jelentési jelentésnek tartalmaznia kell információkat a munka előrehaladásáról, a határidőkről, a jelenlegi problémák leírásáról stb. Egy ilyen jelentés lehetővé teszi a főnök számára, hogy időben észrevegye a munka hiányosságait, és azokat megszüntesse.
- Az adott helyzetről tájékoztató feljegyzés a probléma részletes leírásáról és annak javítására (kiküszöbölésére) vonatkozó javaslatokból áll. A gyakorlatban az ilyen dokumentumokat gyakran a munkafegyelem alkalmazottainak által elkövetett visszaélésekkel kapcsolatos panaszokra fordítják, és negatív jellegűek, ezért fontos az információ bemutatásában az érzelmi összetevő kihagyása és a lényeg betartása..
Emlékeztető vagy feljegyzés: Szóval mi a különbség??
Mint láthatja, a szolgáltatásnak és a memorandumnak sok közös vonása van. Tehát mindkét lehetőséget használják az üzleti kommunikációhoz, hasonló kialakításúak. Ugyanakkor számos különbség van:
- A feljegyzés a vállalkozáson belüli különféle rangú alkalmazottaknak szól, míg az emlékeztetőt csak egy magasabb szintű címre (saját vagy harmadik fél társasága) állítják össze..
- A feljegyzés belső dokumentum, míg a feljegyzés felhasználható más jogi személyekkel folytatott külső levelezésben.
- A feljegyzés, ellentétben a feljegyzéstel, nem rendelkezik jogi erővel.
- Mivel a feljegyzés belső használatra kerül, normál papírlapra írható. Ugyanezen elv alapján belső jelentés készül, ha azt belsőleg használják. Ugyanakkor, ha a jelentést egy másik szervezetnek küldik el, akkor azt levélpapír, regisztrációs szám és a hivatalos levelezés egyéb kötelező elemei alapján állítják össze..
